Découvrez 5 clés pour lutter contre la procrastination

Comment vaincre la procrastination ?

 

Est-ce que vous avez déjà reporté à plus tard des tâches qui étaient urgentes ?

Si votre réponse est oui, c’est que vous faites partie des 20 à 30% de gens qui ont une sérieuse tendance à reporter constamment les choses. Bien entendu, c’est humain me direz-vous. Mais lorsqu’on a des rêves c’est embêtant car ils n’avancent pas d’un chouia !

 

Voici 5 clés pour vaincre cette manie de tout remettre à demain et pour se voir avancer de manière plus fluide :

 

1. Faire un état des lieux

Analysez et listez les tâches que vous remettez sans cesse à plus tard et posez-vous la question « Pour quelles raisons vous le faites ? » : Est-ce que peut-être la tâche à accomplir est-elle ennuyeuse, frustrante, difficile, pas assez bien structurée, sans bénéfices ou sans signification pour vous ?

Le fait de remettre continuellement à un autre jour des actions essentielles peut tuer à petit feu vos rêves les plus fous. Alors mesurez le coût des conséquences de cette procrastination : Quelles répercussions allez-vous avoir dans votre vie et est-ce que ça vaut vraiment la peine de payer ce prix-là ?

 

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Faire le point régulièrement

Tenir un agenda hebdomadaire avec vos annotations, commentaires, réactions et surtout avec vos actions entreprises va vous aider grandement à faire le point sur votre situation. De plus, vous aurez une vision de plus en plus réaliste et vous pourrez réajuster à tout moment. Pour finir, cela vous redonnera de l’énergie pour les étapes à venir et vous apportera plus de confiance en vous et en votre propre capacité à avancer.

 

 

2. Planifier sa journée

Planifier sa journée c’est comme gravir un sommet : il faut tout planifier, de la check-list du matériel à emporter, en passant par le contrôle de la météo et le détail palier par palier de l’ascension jusqu’au sommet. 

 

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Pour bien démarrer la journée, rien de tel que de planifier sa journée étape par étape. En effet, si vous désirez bien avancer, le mieux sera de tout planifier heure par heure : que ce soit les appels ou réunions pour le travail, les relances par email, mais également des moments de pause comme celle de midi, les vacances ou encore les priorités quotidiennes privées les plus importantes comme faire les courses, prendre du temps pour soi après le travail afin de décompresser de la journée, etc.

 

L’organisation de votre planning fonctionne bien si vous évitez d’être constamment interrompu(e). Selon certaines études, il paraît que la perte de productivité est proportionnelle à la complexité des tâches.

 

Fixer les priorités et épurer la liste de choses à faire

Chaque matin, demandez-vous quelles sont les trois priorités (selon leur degré d’importance) du jour ou de la semaine. Au besoin, collez un post-it sur le coin gauche de votre ordinateur afin d’avoir ces points constamment près de vous. Commencez par la tâche la plus facile et la plus rapide à accomplir en moins de 2 minutes.  Réservez les autres tâches plus longues pour plus tard quand vous serez échauffé(e). Ce qui est plus difficile et/ou plus long à réaliser nécessite généralement plus de réflexion et d’énergie. Il a été démontré dans une étude que le rendement au travail est amélioré par l’écriture de ce qui doit être fait.

En achevant ces tâches les unes après les autres, vous aurez un sentiment d’accomplissement et cela vous donnera certainement la pêche pour continuer la journée. Parce que le but est d’avoir, à la fin, encore assez d’énergie pour faire des activités qui vous font plaisir.

En ce qui concerne le délai imparti pour chaque tâche : Soyez réaliste, car une mauvaise gestion du timing pourrait vous stresser davantage.

 

Se fixer des règles

Fixer-vous des règles qui vont vous aider à avancer plus vite, comme par exemple consultez vos emails que trois fois par jour (matin, midi, soir). Cela optimisera votre temps à répondre et vous aurez tout le reste de la journée pour réaliser les tâches qui sont vraiment importantes.

S’il y a des imprévus qui arrivent, accueillez-les avec la plus grande des sérénités. Il vous faudra certainement replanifier les priorités du jour, mais gardez le cap sur la réalisation de celles-ci. Et éloignez-vous de toutes distractions possibles en commençant par votre boîte à emails. Si un jour vous n’arrivez pas à tout faire dans la journée, ne culpabilisez surtout pas. Souvenez-vous que vous êtes humain et qu’il y a parfois des jours avec et des jours sans.

Bien planifier sa journée et respecter votre emploi du temps est la meilleure façon d’optimiser votre travail.

 

Temps de pause à intégrer

Pensez à intégrer un moment où vous pouvez créer ou vous régénérer en toute tranquillité. Cela peut-être du jardinage, de la peinture, une balade dans la nature, faire la cuisine, lire un livre, passer du temps avec vos enfants, etc.

Enfin, couchez-vous tous les jours à la même heure et vous verrez qu’avec l’habitude vous n’aurez plus besoin de réveil pour vous lever tôt le lendemain. Vous serez ainsi frais et dispo pour bien commencer votre journée.

 

 

3. La technique de gestion du temps Pomodoro

La lutte contre la procrastination est engagée avec cette technique du Pomodoro, qui signifie en italien « tomate ». Elle a été développée par Francesco Cirillo dans les années 80 et se base sur l’usage d’un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes.

 

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                       Le fameux minuteur de la méthode Pomodoro

 

Pour la petite histoire, lorsque Francesco Cirillo était étudiant, il utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate pour gérer son temps. D’où le nom de cette fameuse méthode « tomate ».

C’est une stratégie puissante pour se concentrer davantagesur ce que l’on fait et pour se donner un sentiment d’urgence et se motiver à accomplir les tâches fixées. La stratégie du Pomodoro est également efficace pour être moins sujet aux distractions. 

 

Règle à suivre

Réglez le minuteur sur 25 minutes. Une fois qu’il démarre, vous n’avez pas le droit d’interrompre votre session par des distractions internes ou externes et vous devez laisser s’écouler le temps jusqu’à ce que le minuteur sonneLes distractions internes c’est lorsque vous êtes interrompu(e) par vous-même : par exemple, vous ressentez la tentation d’aller regarder sur YouTube des vidéos, vos messages sur FB ou what’s app, etc. Ainsi que les distractions externes comme par exemple : vous recevez un appel, vous recevez un email, quelqu’un sonne à la porte, etc.

 

Travaillez vraiment de manière intensive et ininterrompue sur la tâche que vous désirez accomplir pendant ces 25 minutesPuis, une fois que le minuteur sonne cela veut dire que vous pouvez faire une courte pause de 3 à 5 min. Ensuite, vous refaites une session de 25 minutes. Et au bout de quatre fois d’affilée, vous pouvez prendre une pause d’une demi-heure. Cette technique est très simple à utiliser et rudement efficace, toutefois elle requière une discipline de fer !

 

Différentes études ont montré que rester concentré tout au long de la journée sur plusieurs tâches, sans véritable pause, était contreproductif. Eh oui, le multitâche connait des limites en termes de productivité personnelle. L’objectif de cette technique Pomodoro est donc de rester concentré à 100% sur une seule et unique tâche à la fois pendant 25 minutes et sans se laisser perturber par des événements extérieurs.

 

Si à la fin de la journée vous n’avez pas réussi à faire toutes vos tâches, reportez les à votre prochaine session de Pomodoro planifiée. Avec l’expérience, vous arriverez de plus en plus à régler chaque tâche selon le temps imparti.

 

Astuces

  • Le mieux pour ne pas être tenté(e) est de couper toutes les distractions extérieures : mettre son téléphone sous silence, fermer toutes les fenêtres de l’ordinateur qui ne concernent pas le travail en question, etc. 
  • Si vous n’avez pas de minuteur, pensez à votre téléphone portable 😊
  • Et si le temps imparti de 25 minutes vous parait trop peu ou trop long, adaptez ce timing à vos besoins.
  • Mieux vaut faire une action imparfaite que de faire une parfaite inaction !

 

 

4. Décomposez vos grands projets en sous-objectifs réalisables

Pour garder la motivation et lorsqu’une tâche principale semble trop importante, celle-ci devient plutôt un grand projet à réaliser. Divisez donc ce projet en question en sous-objectifs autant de fois que nécessaire, afin de le rendre plus facilement réalisable.

 

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Si vous devez par exemple construire une maison, vous allez respecter un ordre de procédure : Les fondations de la maison sont construites pierre par pierre, ce qui requiert du temps et des ressources. Puis, une fois que celles-ci sont terminées, la toiture peut enfin être posée. Ce sera la même chose avec vos grands projets, parce que les découper vous facilitera la vie, mais également vous aidera à percevoir les objectifs importants comme plus abordables et réalisables. De surcroit, cela vous permettra de garder la motivation et de progresser dans la bonne direction. Pour finir, l’une des raisons pourquoi votre cerveau va vous inciter à reproduire cette situation c’est qu’en biffant ou rayant des tâches de votre liste, votre cerveau libèrera de la dopamine qui est un neurotransmetteur lié aux sentiments de plaisir et de motivation. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles la division de grands projets en petites tâches pour organiser votre travail est si utile.

 

5. Engagement et répétitions

Lorsque vous vous engagez à 100% dans une tâche à réaliser, vous vous autorisez à vous booster et vous vous autorisez également à vous donner les moyens d’arriver à vos objectifs fixés. Ce qui vous permettra d’achever vos grands projets en un temps record.

 

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Pour cela, chaque semaine, faites le point sur vos tâches accomplies et comment s’est déroulé votre semaine. Idéalement notez tout ce qui a bien fonctionné et moins bien fonctionné, afin d’avoir une trace de ce qui a été fait. Effectuez de petits changements, à votre rythme, car tout changer d’un coup ne va pas vous motiver. Pour ce faire, choisissez une technique proposée ci-dessus et répétez-la durant 1 à 3 mois. Et lorsque celle-ci sera acquise, vous pourrez passer à une autre.

 

 

Pour résumer

Si vous appliquez les techniques citées plus haut, vous aller vous donner les moyens d’accomplir les tâches mises de côté depuis un bon moment. Pensez à ce proverbe italien « Chi va piano va sano e va lontano » ce qui veut dire « Celui qui va doucement, va sainement et va loin », en d’autres termes : Tous les jours, accomplissez une ou plusieurs tâches, dans le but de réaliser vos objectifs ainsi que vos grands projets sur le court, moyen et long terme.

Cette synergie de petits accomplissements vous apportera de l’enthousiasme et vous garderez la motivation pour continuer. Cependant, comme vous le savez certainement, les recettes miracles n’existent pas. C’est avant tout une question de discipline et d’organisation. Donc lire ces quelques lignes est déjà un bon début, mais vous devez appliquer ces astuces pour avoir des résultats concrets.

Pensez à la technique des petits pas : Un pas (= une tâche) par jour, pour avoir le plaisir de découvrir dans quelques mois que ce fameux projet est terminé.

 

 

En espérant que cet article vous aidera à progresser dans vos projets, il ne vous reste plus qu’à vous mettre au travail !

Faites-moi part dans les commentaires de ce qui a été le plus dur pour vous à mettre en place.

 

 

 

 

 

 

 

 

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